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Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch erfasst alle baren Geschäftsvorfälle eines Unternehmens und dient der Verwaltung der internen Kasse.

Wozu dient ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch bietet einen Überblick über die aktuellen Bargeldbewegungen im Unternehmen, enthält auch die entsprechenden Buchungsbelege und stellt bei Kleingewerbetreibenden eine vereinfachte Form der Buchführung dar. Die Führung eines Kassenbuchs unterstützt auch die Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Alle selbstständig Tätigen, die Zahlungen bar entgegennehmen, müssen zusätzlich zur doppelten Buchführung ein Kassenbuch führen. Sie müssen auch eine reale Kasse betreiben, aus der Barentnahmen für Ausgaben getätigt werden können, beispielsweise zur Beschaffung von Verbrauchsmaterialien oder Vorstreckung von Reisekosten. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung unterstützt die Anfertigung der obligatorischen Steuervoranmeldungen.

Wie werden die Daten erfasst?

Das Kassenbuch kann entweder handschriftlich, elektronisch mittels Software oder online über Webapplikation geführt werden. Im Kassenbuch müssen alle Bargeldbewegungen vollständig und zeitnah erfasst werden. Hierzu zählen auch Privatentnahmen und Privateinlagen. Die Belege zu den einzelnen Geschäftsvorfällen sind sortiert, gekennzeichnet und in Papierform oder in einem digitalen Archiv abzulegen. Die Abgabenordnung schreibt vor, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Des Weiteren müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Welche Daten werden im Kassenbuch erfasst?

Grundsätzlich enthält jede Kassenbuchseite folgende Daten:

• Name und Adresse
• Monat und Jahr
• Steuer- oder USt-ID-Nummer
• Kassenanfangsbestand und -endbestand
• Summe der Einnahmen
• Summe der Ausgaben
• Einzahlungen auf Girokonto

Bei jeder Buchung von Bareinnahmen oder Barausgaben sind folgende Daten zu erfassen:

• Belegnummer
• Datum
• Bezeichnung (Verwendungszweck, z. B. Rechnungseingang)
• Betrag Einnahme bzw. Ausgabe, jeweils brutto
• Steuersatz
• Betrag Umsatzsteuer/Vorsteuer
• aktueller Kassenbestand
• Kontobezeichnung laut verwendetem Kontenrahmen, z. B. SKR 03 bzw. SKR 04

Neuerungen in der Kassenführung zum 1.1.2020

Neue Melde- und Belegausgabepflichten

Bereits vor 3 Jahren wurde das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen (v. 23.12. 2016 BGBl 2016 I S 3152). Unternehmer müssen seit 2020 dem zuständigen Betriebs-Finanzamt die Anschaffung neuer oder die Stillegung alter elektronischer Kassen innerhalb eines Monats melden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 u. 2 Abgabenordnung-AO). Zudem müssen Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, jedem Kunden einen Kassenbeleg aushändigen. Die Kassenbelege können in Papierform oder elektronisch als JPG oder PDF Datei ausgegeben werden (näheres vgl. § 6 KassenSichV). Unternehmen mit Warenverkäufen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können aus Zumutbarkeitsgründen einen Befreiungsantrag stellen.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen seit dem 1.1.2020 über eine sogenannte „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ (zTSE) verfügen. Dies schreibt § 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung-AO vor. Eine solche Sicherheitseinrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle (siehe u.a. „www.bsi.de“ oder „www.dfka.net“). Die zTSE soll sicherstellen, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall sowie andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Das Speichermodul ist Außenprüfungen der Finanzbehörden zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Nichtbeanstandung und fehlende Nachrüstmöglichkeit

Die Finanzverwaltung greift nach einer verbindlichen Nichtbeanstandungsregelung (BMF, Schreiben v. 6.11.2019 - IV A 4 – S 0319/19/10002 :001, BStBl 2019 I S. 1010) fehlende Nachrüstungen bis 30.9.2020 nicht auf. Elektronische Registrierkassen, die bauartbedingt nicht mit der zTSE ausgestattet werden können, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis 31.12.2022 weiter genutzt werden. Voraussetzung ist, dass die Kassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (Kassenrichtlinie 2010 Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07, BStBl 2010 I S. 1342) entsprechen.Diese Ausnahmeregelung gilt allerdings nicht für PC-Kassen-Systeme oder Tablet-/App-Kassen-Systeme.

Stand: 7. Januar 2020

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